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电子记录丨规范管理，提升效能
记录是记载过程状态和过程结果的文件，是质量管理体系文件的一个重要组成部分，企业在已经有纸质版原始记录的情况下，会不会再建立对应的电子版原始记录？
从管理的角度来讲，为便于统计分析和发现临界值及发现检测原因造成的异常数据，我们要求建立电子台账，由仪器自动出具的数据，根据检测结果的影响程度和相关文件的要求来确定是否抄誊写到纸质记录上，并不强制要求所有的数据全部记录到纸质记录上。
01.问题现象
纸质记录过程当中存在以下一些普遍现象：
① 检验样品登记、交接、结果录入、报告生成等均由人工完成，仪器结果需要多次誊抄，人工将检验结果誊抄到纸质原始记录或电子表格，再摘抄到检验报告中，存在大量冗余的人工操作和复工;
② 检验原始记录通过人工管理，数据处理和修改人工进行，在记录过程中常见的问题“盲、乱、松、散、空、错”，容易引入误差和差错;
③ 检验结果通过人工方式反馈，质量数据分析需要人工进行统计分析，质量异常数据判定仍需要人工进行，时效性差，数据统计分散，难以统一管理;
④ 缺少集中管理平台，过程追溯、数据查询困难;实验室人员多达45%的时间用于数据记录和文档编制，工作效率低;
02.电子原始记录
《国务院关于在线政务服务的若干规定》中（以下简称《规定》），已明确指出了包括明确电子签名、电子印章、电子证照、电子档案等电子化办公应用的法律效力。而且随着国家法律的进一步规范，国家相关政策的落地实施，电子化、数字化办公的应用日渐成熟。
传统的实验室，需要实验室检验人员花费大量的时间收集各种实验数据并将这些数据重复整理成记录或制成分类报表。
现在通过实验室信息管理系统的原始记录电子化管理，可大大缩短收集、整理记录所需时间，实现所见即所得，录入即所得，一次记录系统化使用。提高工作效率同时可避免因反复录入数据，人工计算结果而产生的错误。
03.解决方案
台账管理：自动生成人员、设备、样品、试验、报告、费用以及工作任务台账，方便调阅、导出及打印，生成报告格式精准无误。
报告管理：报告编制、审批、批准、退回，模板灵活配置，格式在线调整；支持扫码验证，电子签名确认，CMA/CNAS签章报告打印。
检测管理：检测查询、报告验证，支持检测数据三审，原始记录及图谱上传，灵活分级授权，最大程度保证检测数据安全。
委托管理：在线委托登记、审核、批准，支持批量委托和电子委托导入；相关流程自动流转，各节点反馈，随时查看进度和记录，实现多人分工高效协作，提升内控管理。
试验管理：试验下发、录入、校核，支持任务指派、进度查询、不合格报告提示，自动生成样品编号、检验依据、检验结论，自动判定检验结果，自动提醒检定数据等。
设备管理：仪器设备严格按照实验室仪器设备管理规范要求，实现检定预警，二维码标签识别，维修维护、预约、领用、归还记录管理，实时追踪仪器的各种状态。
样品管理：样品状态查询、流转过程追踪、扫码出入库、标签自动打印、交接单生成导出，检验标准设置灵活，系统日志详细、可查，方便了解员工对一些重要数据的操作记录。